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福州市马尾区机关、事业单位档案工作规范化管理评估指标体系

作者:admin 日期:2012/6/28 8:49:11 人气: 标签:
导读:附件2:福州市马尾区机关、事业单位档案工作规范化管理评估指标体系序号评估指标内容分值评估细则与评分说明得分1管理体制181.1组织领导51.1.1档案工作列入领导议事日程1有研究和解决实际问题的相关文件或会议记录1.1.2明确单位有分管领导、有综合部门负责人主管档案工作1有文件各得0.5分1.1.3档案工作列入每年本单位工作计划1有文件得1分1.1.4保障档案工作所需经费2投入经费用于档案装具、档案设备的配置1.2法制建设31.2.1采取多种形式学习、宣传、贯彻《档案法》《福建省档案条例》1.5有事例、记录等相关材料1.2.2按规定及时办理档案登记1查档案登记表1.2.3按规定及时报送档案电子目录数据0.5查报送登记表1.3机构人员61.3.1档案管理部门配备了与档案工作相适应的专(兼)职档案人员,并保持相对稳定1查文件1.3.2档案人员文化程度达到大专以上并经过上岗培训1查学历证书、培训证书各得0.5分1.3.3单位内部各职能部门设立兼职档案员并及时调整,负责文件材料的收集、整理、移交工作1查文件,文件材料移交清单1.3.4对机关及直属单位、本系统档案工作进行有效监督、指导1查文件、记录序号评估指标内容分值评估细则与评分说明得分1.3.5本单位各门类、载体的档案实行集中统一管理2查文件及实地查看,缺一扣0.5分1.4制度建设41.4.1制定了本单位或本系统档案管理办法1查正式文件1.4.2制定了本单位档案收集、保管、利用、保密和档案人员岗位责任制度2.5查正式文件,五项制度各得0.5分1.4.3制发了本单位档案安全突发事件应急预案0.5查正式文件2基础设施142.1库房52.1.1做到办公、阅览、库房三分开1库房与办公、阅览三分开1分;二分开0.5分2.1.2库房设计符合规范要求21.库房位置选择得当0.5分,设在顶层、底层或盥洗室旁不得分;2.库房窗户设置符合要求0.5分,大开窗未改造不得分;3.库房内用电线路安装规范,照明符要求得0.5分;4.库房密闭好0.5分;2.1.3库房面积应达到:安装密集架的40平方米/万卷,配置五节柜的56平方米/万卷2按比例得分2.2设备92.2.1采用符合国家标准规范的档案装具1档案箱柜符合标准要求0.5分;档案盒质量符合标准要求0.5分2.2.2档案库房配备了防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防虫、防有害气体等设施设备,并实施有效管理51.库房配有防盗(防盗门、防盗窗、监控探头)等设备各得0.5分2..配有空调、去湿设备,各得1分3.温湿度达标得1分(连续三个工作日不达标扣0.1分)4.及时更换灭火器0.5分5.配置防光窗帘0.5分6.档案箱柜中放置档案防霉防虫药品0.5分附件2:福州市马尾区机关、事业单位档案工作规范化管理评估指标体系序号评估指标内容分值评估细则与评分说明得分1管理体制181.1组织领导51.1.1档案工作列入领导议事日程1有研究和解决实际问题的相关文件或会议记录1.1.2明确单位有分管领导、有综合部门负责人主管档案工作1有文件各得0.5分1.1.3档案工作列入每年本单位工作计划1有文件得1分1.1.4保障档案工作所需经费2投入经费用于档案装具、档案设备的配置1.2法制建设31.2.1采取多种形式学习、宣传、贯彻《档案法》《福建省档案条例》1.5有事例、记录等相关材料1.2.2按规定及时办理档案登记1查档案登记表1.2.3按规定及时报送档案电子目录数据0.5查报送登记表1.3机构人员61.3.1档案管理部门配备了与档案工作相适应的专(兼)职档案人员,并保持相对稳定1查文件1.3.2档案人员文化程度达到大专以上并经过上岗培训1查学历证书、培训证书各得0.5分1.3.3单位内部各职能部门设立兼职档案员并及时调整,负责文件材料的收集、整理、移交工作1查文件,文件材料移交清单1.3.4对机关及直属单位、本系统档案工作进行有效监督、指导1查文件、记录序号评估指标内容分值评估细则与评分说明得分1.3.5本单位各门类、载体的档案实行集中统一管理2查文件及实地查看,缺一扣0.5分1.4制度建设41.4.1制定了本单位或本系统档案管理办法1查正式文件1.4.2制定了本单位档案收集、保管、利用、保密和档案人员岗位责任制度2.5查正式文件,五项制度各得0.5分1.4.3制发了本单位档案安全突发事件应急预案0.5查正式文件2基础设施142.1库房52.1.1做到办公、阅览、库房三分开1库房与办公、阅览三分开1分;二分开0.5分2.1.2库房设计符合规范要求21.库房位置选择得当0.5分,设在顶层、底层或盥洗室旁不得分;2.库房窗户设置符合要求0.5分,大开窗未改造不得分;3.库房内用电线路安装规范,照明符要求得0.5分;4.库房密闭好0.5分;2.1.3库房面积应达到:安装密集架的40平方米/万卷,配置五节柜的56平方米/万卷2按比例得分2.2设备92.2.1采用符合国家标准规范的档案装具1档案箱柜符合标准要求0.5分;档案盒质量符合标准要求0.5分2.2.2档案库房配备了防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防虫、防有害气体等设施设备,并实施有效管理51.库房配有防盗(防盗门、防盗窗、监控探头)等设备各得0.5分2..配有空调、去湿设备,各得1分3.温湿度达标得1分(连续三个工作日不达标扣0.1分)4.及时更换灭火器0.5分5.配置防光窗帘0.5分6.档案箱柜中放置档案防霉防虫药品0.5分序号评估指标内

附件2

 

福州市马尾区机关、事业单位档案工作规范化管理评估指标体系

序号

评估指标内容

分值

评估细则与评分说明

得分

1

管理体制

18

 

 

1.1

组织领导

5

 

 

1.1.1

档案工作列入领导议事日程

1

有研究和解决实际问题的相关文件或会议记录

 

1.1.2

明确单位有分管领导、有综合部门负责人

主管档案工作

1

有文件各得0.5

 

1.1.3

档案工作列入每年本单位工作计划

1

有文件得1

 

1.1.4

保障档案工作所需经费

2

投入经费用于档案装具、档案设备的配置

 

1.2

法制建设

3

 

 

1.2.1

采取多种形式学习、宣传、贯彻《档案法》

《福建省档案条例》

1.5

有事例、记录等相关材料

 

1.2.2

按规定及时办理档案登记

1

查档案登记表

 

1.2.3

按规定及时报送档案电子目录数据

0.5

查报送登记表

 

1.3

机构人员

6

 

 

1.3.1

档案管理部门配备了与档案工作相适应的专(兼)职档案人员,并保持相对稳定

1

查文件

 

1.3.2

档案人员文化程度达到大专以上并经过上岗培训

1

查学历证书、培训证书各得0.5

 

1.3.3

单位内部各职能部门设立兼职档案员并及时调整,负责文件材料的收集、整理、移交工作

1

查文件,文件材料移交清单

 

1.3.4

对机关及直属单位、本系统档案工作进行有效监督、指导

1

查文件、记录

 

 

序号

评估指标内容

分值

评估细则与评分说明

得分

1.3.5

本单位各门类、载体的档案实行集中统一管理

2

查文件及实地查看,缺一扣0.5

 

1.4

制度建设

4

 

 

1.4.1

制定了本单位或本系统档案管理办法

1

查正式文件

 

1.4.2

制定了本单位档案收集、保管、利用、保密和档案人员岗位责任制度

2.5

查正式文件,五项制度各得0.5

 

1.4.3

制发了本单位档案安全突发事件应急预案

0.5

查正式文件

 

2

基础设施

14

 

 

2.1

库房

5

 

 

2.1.1

做到办公、阅览、库房三分开

1

库房与办公、阅览三分开1分;二分开0.5

 

2.1.2

库房设计符合规范要求

2

1.库房位置选择得当0.5分,设在顶层、底层或盥洗室旁不得分;

2.库房窗户设置符合要求0.5分,大开窗未改造不得分;

3.库房内用电线路安装规范,照明符要求得0.5分;

4.库房密闭好0.5分;

 

2.1.3

库房面积应达到:安装密集架的40平方米/万卷,配置五节柜的56平方米/万卷

2

按比例得分

 

2.2

设备

9

 

 

2.2.1

采用符合国家标准规范的档案装具

1

档案箱柜符合标准要求0.5分;

档案盒质量符合标准要求0.5

 

2.2.2

档案库房配备了防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防虫、防有害气体等设施设备,并实施有效管理

5

1.库房配有防盗(防盗门、防盗窗、监控探头)等设备各得0.5

2..配有空调、去湿设备,各得1

3.温湿度达标得1分(连续三个工作日不达标扣0.1分)

4.及时更换灭火器0.5

5.配置防光窗帘0.5

6.档案箱柜中放置档案防霉防虫药品0.5

 

附件2:

 

福州市马尾区机关、事业单位档案工作规范化管理评估指标体系

序号

评估指标内容

分值

评估细则与评分说明

得分

1

管理体制

18

 

 

1.1

组织领导

5

 

 

1.1.1

档案工作列入领导议事日程

1

有研究和解决实际问题的相关文件或会议记录

 

1.1.2

明确单位有分管领导、有综合部门负责人

主管档案工作

1

有文件各得0.5分

 

1.1.3

档案工作列入每年本单位工作计划

1

有文件得1分

 

1.1.4

保障档案工作所需经费

2

投入经费用于档案装具、档案设备的配置

 

1.2

法制建设

3

 

 

1.2.1

采取多种形式学习、宣传、贯彻《档案法》

《福建省档案条例》

1.5

有事例、记录等相关材料

 

1.2.2

按规定及时办理档案登记

1

查档案登记表

 

1.2.3

按规定及时报送档案电子目录数据

0.5

查报送登记表

 

1.3

机构人员

6

 

 

1.3.1

档案管理部门配备了与档案工作相适应的专(兼)职档案人员,并保持相对稳定

1

查文件

 

1.3.2

档案人员文化程度达到大专以上并经过上岗培训

1

查学历证书、培训证书各得0.5分

 

1.3.3

单位内部各职能部门设立兼职档案员并及时调整,负责文件材料的收集、整理、移交工作

1

查文件,文件材料移交清单

 

1.3.4

对机关及直属单位、本系统档案工作进行有效监督、指导

1

查文件、记录

 

 

序号

评估指标内容

分值

评估细则与评分说明

得分

1.3.5

本单位各门类、载体的档案实行集中统一管理

2

查文件及实地查看,缺一扣0.5分

 

1.4

制度建设

4

 

 

1.4.1

制定了本单位或本系统档案管理办法

1

查正式文件

 

1.4.2

制定了本单位档案收集、保管、利用、保密和档案人员岗位责任制度

2.5

查正式文件,五项制度各得0.5分

 

1.4.3

制发了本单位档案安全突发事件应急预案

0.5

查正式文件

 

2

基础设施

14

 

 

2.1

库房

5

 

 

2.1.1

做到办公、阅览、库房三分开

1

库房与办公、阅览三分开1分;二分开0.5分

 

2.1.2

库房设计符合规范要求

2

1.库房位置选择得当0.5分,设在顶层、底层或盥洗室旁不得分;

2.库房窗户设置符合要求0.5分,大开窗未改造不得分;

3.库房内用电线路安装规范,照明符要求得0.5分;

4.库房密闭好0.5分;

 

2.1.3

库房面积应达到:安装密集架的40平方米/万卷,配置五节柜的56平方米/万卷

2

按比例得分

 

2.2

设备

9

 

 

2.2.1

采用符合国家标准规范的档案装具

1

档案箱柜符合标准要求0.5分;

档案盒质量符合标准要求0.5分

 

2.2.2

档案库房配备了防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防虫、防有害气体等设施设备,并实施有效管理

5

1.库房配有防盗(防盗门、防盗窗、监控探头)等设备各得0.5分

2..配有空调、去湿设备,各得1分

3.温湿度达标得1分(连续三个工作日不达标扣0.1分)

4.及时更换灭火器0.5分

5.配置防光窗帘0.5分

6.档案箱柜中放置档案防霉防虫药品0.5分

 

序号

评估指标内容

分值

评估细则与评分说明

得分

2.2.3

档案室配备了现代化管理设备(包括计算机、扫描仪、记录机、复印机、照相机等)

2

有专用计算机1分;其它设备各0.25分(复印机与其它部门共用可得分)

 

2.2.4

配备适应特种载体档案保管、利用需要的设备,专业档案装具符合国家或行业主管部门要求

1

1.满足特种载体档案保管、利用需要,得0.5分;

2.专业档案装具符合要求,得0.5分。

 

3

业务建设

33

 

 

3.1

档案收集

10

 

 

3.1.1

制定了本单位各门类文件材料归档范围和保管期限表并经档案行政管理部门审批或备案

2

查正式文件

 

3.1.2

归档的文件材料完整齐全,完整率、准确率达95%以上

3

每门类各抽查5卷,按比例得分

 

3.1.3

各门类档案保管期限划分准确

2

每门类各抽查5卷,按比例得分

 

3.1.4

按时接收应归档的文件材料,交接手续完备

2

按时归档得1分;有规范的交接文据得1分

 

3.1.5

收集与档案有关的资料

1

有收集与本单位业务有关的资料得1分,单位有专门资料室的可得分。

 

3.2

档案管理

14

 

 

3.2.1

制定了适合本单位特点的、科学的各门类档案分类大纲和编号方法

2

有本单位档案分类大纲得1分;有编号方法得1分

 

3.2.2

文书档案整理符合《机关档案工作业务建设规范》、《福建省归档文件整理细则》规定

3

3.2.2-3.2.6各抽查10卷

 

3.2.3

专门档案整理符合有关专门档案管理规定

2

确无专门档案可得分

 

3.2.4

会计档案整理符合《福建省会计档案基础工作规范》规定

1

确无会计档案可得分

 

3.2.5

科技档案整理符合《科技档案案卷构成的一般要求》规定

1

确无科技档案可得分

 

3.2.6

声像档案整理符合《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》规定

2

两门类各得1分,无声像档案不得分

 

3.2.7

电子档案整理符合《福建省电子文件归档与电子档案管理办法》规定

2

无电子档案不得分

&, nbsp;

序号

评估指标内容

分值

评估细则与评分说明

得分

3.2.8

档案制成材料符合规定要求

1

归档文件中有圆珠笔、铅笔、彩色笔等不耐久字迹的按比例扣分(抽查10卷)

 

3.3

档案移交

3

 

 

3.3.1

按规定及时向同级档案馆报送已公开政府信息

2

及时报送得1分;报送文件资料齐全,纸质、电子文件同时报送的得1分。无需报送的单位可得分

 

3.3.2

到期档案按时向当地同级国家综合档案馆移交,移交手续齐全

1

按规定向同级国家综合档案馆移交档案的得1分;移交及时完整、手续齐全1分

 

3.4

档案鉴定

3

 

 

3.4.1

成立档案鉴定小组,定期按国家有关规定对超过保管期限的档案进行鉴定。

2

成立档案鉴定小组得1分;对超过保管期限的档案开展鉴定工作得1分

 

3.4.2

严格执行销毁制度,销毁手续齐全

1

销毁档案登记造册,履行审批手续的得1分。

 

3.5

档案统计

3

 

 

3.5.1

对单位各类档案及专用设备建立了台账,档案收进、移出登记清楚,有库藏档案总量、分类统计表

2

建立台帐得1分;档案收进移出登记清楚得0.5分;有库藏档案总量、分类统计表得0.5分。

 

3.5.2

及时、准确向档案行政管理部门填报档案工作统计年报;按时完成其它档案调查统计工作(档案行政管理部门需要的相关数据)

1

各得0.5分

 

4

管理现代化

16

 

 

4.1

档案信息化建设做到与本单位信息化建设同步规划

2

列入单位信息建设规划(方案)的得2分;单独制定档案信息化建设规划得1分

 

4.2

制定本单位电子文件归档管理制度

1

查文件

 

4.3

有档案管理计算机网络系统,使用符合国家规范要求的档案管理软件。

3

1.    有档案计算机管理网络系统得2分;使用单机版的得1分

2.    使用符合国家规范要求的档案管理软件得1分

 

4.4

电子档案归档与管理符合安全管理要求

3

采取必要防护措施:如系统与互联网物理隔离1分;安装防病毒软件并及时更新1分;归档电子文件脱机保存得1分

 

序号

评估指标内容

分值

评估细则与评分说明

得分

4.5

开展档案信息数据库建设

5

1.建立符合规范要求的文件级目录数据库得2.5分

2.建立业务、专门档案案卷级目录数据库得1.5分

3.建立声像档案目录数据库得1分以上均按比例得分

 

4.6

归档电子文件须可读

1

随机抽查

 

4.7

依托OA系统实现档案信息资源共享

1

可在OA系统内查阅档案目录按比例得分

 

5

开发利用

19

 

 

5.1

检索工具

5

 

 

5.1.1

编制了能适合档案利用需要的检索工具

5

编有文书档案案卷目录0.5分、全引目录或归档目录1分;科技档案案卷目录、卷内目录各0.5分;会计档案案卷目录0.5分;专业档案案卷目录0.5分;声像档案目录各0.5分;实物档案目录0.5分

 

5.2

利用服务

7

 

 

5.2.1

档案人员熟悉库藏档案和检索工具,提供利用工作做到及时有效

3

档案人员调卷速度快、服务态度好得0.5分;查全率、查准率达到95%以上得0.5分

 

5.2.2

坚持做好借阅登记和利用效果反馈登记

2

查文件

 

5.2.3

汇编档案利用效果实例

2

查材料、记录

 

5.2.4

主动采取多种形式为单位领导决策和单位各项工作服务

2

采取分发目录、电话调卷、开架阅览、网上利用等形式主动为利用者服务,每采取一种形式得0.5分,得满2分为止。

 

5.3

档案信息开发利用

6

 

 

5.3.1

编有单位成立以来的全宗介绍、组织沿革、大事记等通用性编研成果。

3

编研成果一种得1分

 

5.3.2

对档案信息资源进行深加工,综合性的(如年鉴)、专题编研的(如专题概要、研究分析报告)等编研成果

 

每一种具有实用价值的编研成果得1分,得满3分为止

 

 

 

序号

评估指标内容

分值

评估细则与评分说明

得分

2.2.3

档案室配备了现代化管理设备(包括计算机、扫描仪、记录机、复印机、照相机等)

2

有专用计算机1分;其它设备各0.25分(复印机与其它部门共用可得分)

 

2.2.4

配备适应特种载体档案保管、利用需要的设备,专业档案装具符合国家或行业主管部门要求

1

1.满足特种载体档案保管、利用需要,得0.5分;

2.专业档案装具符合要求,得0.5分。

 

3

业务建设

33

 

 

3.1

档案收集

10

 

 

3.1.1

制定了本单位各门类文件材料归档范围和保管期限表并经档案行政管理部门审批或备案

2

查正式文件

 

3.1.2

归档的文件材料完整齐全,完整率、准确率达95%以上

3

每门类各抽查5卷,按比例得分

 

3.1.3

各门类档案保管期限划分准确

2

每门类各抽查5卷,按比例得分

 

3.1.4

按时接收应归档的文件材料,交接手续完备

2

按时归档得1分;有规范的交接文据得1

 

3.1.5

收集与档案有关的资料

1

有收集与本单位业务有关的资料得1分,单位有专门资料室的可得分。

 

3.2

档案管理

14

 

 

3.2.1

制定了适合本单位特点的、科学的各门类档案分类大纲和编号方法

2

有本单位档案分类大纲得1分;有编号方法得1

 

3.2.2

文书档案整理符合《机关档案工作业务建设规范》、《福建省归档文件整理细则》规定

3

3.2.2-3.2.6各抽查10

 

3.2.3

专门档案整理符合有关专门档案管理规定

2

确无专门档案可得分

 

3.2.4

会计档案整理符合《福建省会计档案基础工作规范》规定

1

确无会计档案可得分

 

3.2.5

科技档案整理符合《科技档案案卷构成的一般要求》规定

1

确无科技档案可得分

 

3.2.6

声像档案整理符合《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》规定

2

两门类各得1分,无声像档案不得分

 

3.2.7

电子档案整理符合《福建省电子文件归档与电子档案管理办法》规定

2

无电子档案不得分

 

序号

评估指标内容

分值

评估细则与评分说明

得分

3.2.8

档案制成材料符合规定要求

1

归档文件中有圆珠笔、铅笔、彩色笔等不耐久字迹的按比例扣分(抽查10卷)

 

3.3

档案移交

3

 

 

3.3.1

按规定及时向同级档案馆报送已公开政府信息

2

及时报送得1分;报送文件资料齐全,纸质、电子文件同时报送的得1分。无需报送的单位可得分

 

3.3.2

到期档案按时向当地同级国家综合档案馆移交,移交手续齐全

1

按规定向同级国家综合档案馆移交档案的得1分;移交及时完整、手续齐全1

 

3.4

档案鉴定

3

 

 

3.4.1

成立档案鉴定小组,定期按国家有关规定对超过保管期限的档案进行鉴定。

2

成立档案鉴定小组得1分;对超过保管期限的档案开展鉴定工作得1

 

3.4.2

严格执行销毁制度,销毁手续齐全

1

销毁档案登记造册,履行审批手续的得1分。

 

3.5

档案统计

3

 

 

3.5.1

对单位各类档案及专用设备建立了台账,档案收进、移出登记清楚,有库藏档案总量、分类统计表

2

建立台帐得1分;档案收进移出登记清楚得0.5分;有库藏档案总量、分类统计表得0.5分。

 

3.5.2

及时、准确向档案行政管理部门填报档案工作统计年报;按时完成其它档案调查统计工作(档案行政管理部门需要的相关数据)

1

各得0.5

 

4

管理现代化

16

 

 

4.1

档案信息化建设做到与本单位信息化建设同步规划

2

列入单位信息建设规划(方案)的得2分;单独制定档案信息化建设规划得1

 

4.2

制定本单位电子文件归档管理制度

1

查文件

 

4.3

有档案管理计算机网络系统,使用符合国家规范要求的档案管理软件。

3

1.    有档案计算机管理网络系统得2分;使用单机版的得1

2.    使用符合国家规范要求的档案管理软件得1

 

4.4

电子档案归档与管理符合安全管理要求

3

采取必要防护措施:如系统与互联网物理隔离1分;安装防病毒软件并及时更新1分;归档电子文件脱机保存得1

 

序号

评估指标内容

分值

评估细则与评分说明

得分

4.5

开展档案信息数据库建设

5

1.建立符合规范要求的文件级目录数据库得2.5

2.建立业务、专门档案案卷级目录数据库得1.5

3.建立声像档案目录数据库得1分以上均按比例得分

 

4.6

归档电子文件须可读

1

随机抽查

 

4.7

依托OA系统实现档案信息资源共享

1

可在OA系统内查阅档案目录按比例得分

 

5

开发利用

19

 

 

5.1

检索工具

5

 

 

5.1.1

编制了能适合档案利用需要的检索工具

5

编有文书档案案卷目录0.5分、全引目录或归档目录1分;科技档案案卷目录、卷内目录各0.5分;会计档案案卷目录0.5分;专业档案案卷目录0.5分;声像档案目录各0.5分;实物档案目录0.5

 

5.2

利用服务

7

 

 

5.2.1

档案人员熟悉库藏档案和检索工具,提供利用工作做到及时有效

3

档案人员调卷速度快、服务态度好得0.5分;查全率、查准率达到95%以上得0.5

 

5.2.2

坚持做好借阅登记和利用效果反馈登记

2

查文件

 

, 5.2.3

汇编档案利用效果实例

2

查材料、记录

 

5.2.4

主动采取多种形式为单位领导决策和单位各项工作服务

2

采取分发目录、电话调卷、开架阅览、网上利用等形式主动为利用者服务,每采取一种形式得0.5分,得满2分为止。

 

5.3

档案信息开发利用

6

 

 

5.3.1

编有单位成立以来的全宗介绍、组织沿革、大事记等通用性编研成果。

3

编研成果一种得1

 

5.3.2

对档案信息资源进行深加工,综合性的(如年鉴)、专题编研的(如专题概要、研究分析报告)等编研成果

 

每一种具有实用价值的编研成果得1分,得满3分为止

 

 

 


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